Projektüberblick
Informationen zu einem Druckauftrag kommen über unterschiedliche E-Mails, Rechnungen, Zahlungsnachrichten, Produktionsmeldungen und Versandinformationen zusammen. Die zentrale Arbeitsoberfläche bündelt diese Daten pro Auftrag und Teilauftrag und macht den aktuellen Stand schnell nachvollziehbar.
Ausgangslage
Für eine einfache Auskunft zu einem Druckauftrag mussten zuvor Informationen aus verschiedenen E-Mails und von unterschiedlichen Absendern zusammengesucht und miteinander abgeglichen werden. Rechnung, Zahlungsstatus, Produktion, Versand und Tracking lagen getrennt voneinander vor – besonders bei mehreren Teilaufträgen oder Sendungen war die Recherche entsprechend zeitaufwendig.
Lösung
Das Tool erkennt auftragsrelevante Informationen und ordnet sie über Bestellnummern, Teilaufträge, Mailreferenzen und Trackingnummern dem passenden Vorgang zu. In einer zentralen Arbeitsoberfläche werden die Informationen zusammengeführt, sodass sich der aktuelle Stand eines Druckauftrags schnell kontrollieren und nachvollziehen lässt.
Konzeption und Umsetzung
Ich habe das automatisches Auftragsmanagement aus einem konkreten Problem im Arbeitsalltag heraus konzipiert und selbst umgesetzt: Informationen aus E-Mails, Rechnungen, Druckerei- und Carrier-Meldungen werden automatisch erkannt, dem passenden Auftrag zugeordnet und zentral dargestellt.
Dafür habe ich unterschiedliche Informationsquellen miteinander verbunden, eine nachvollziehbare Auftragshistorie aufgebaut und wiederkehrende Abläufe automatisiert. Dazu gehören auch Duplikatschutz, Protokollierung und gezielte Korrekturmöglichkeiten für Fälle, die manuell geprüft werden müssen.
Zentrale Bausteine
Bestellcockpit
Die zentrale Oberfläche zeigt Aufträge und Teilaufträge mit Rechnungs-, Zahlungs-, Produktions- und Versandstatus. Filter, Kennzahlen und Aufmerksamkeitsmarkierungen helfen dabei, den vorhandenen Bestand einzuordnen.
Auftragsverlauf
Die Timeline erzählt den Verlauf eines Vorgangs: vom Auftragseingang über Datencheck, Rechnung und Zahlung bis zu Versand und Zustellung. So bleibt sichtbar, welche Information wann zu welchem Auftrag hinzugekommen ist.
Rechnungs- und Mailbezug
Bekannte E-Mails und Rechnungs-PDFs bleiben dem jeweiligen Auftrag zugeordnet. Im dokumentierten FLYERALARM-Prozess werden Rechnungen erkannt, relevante Angaben aufbereitet und im definierten Fall automatisch an die zuständigen Empfänger weitergeleitet.
Zahlungsinformationen
Zahlungsstatus und Hinweise werden im Auftragskontext sichtbar. Zahlungshinweise und aktualisierte Zahlungsinformationen können für eindeutige Fälle als kontrollierte Mailentwürfe vorbereitet werden.
Versand und Carrier
DHL- und UPS-Informationen werden mit den passenden Aufträgen verknüpft. Tracking, Versandstatus, Zustellung und erkennbare Verzögerungen ergänzen den Auftragsverlauf.
Manuelle Prüfung und Korrektur
Unklare Zuordnungen werden nicht pauschal automatisch entschieden. Das Cockpit unterstützt das Öffnen bekannter Unterlagen sowie definierte Korrekturen und Aufmerksamkeitsmarkierungen.
Prozesslogik
Information entsteht → Erkennung → Zuordnung zu Auftrag und Teilauftrag → Eintrag in die Ereignishistorie → Darstellung im Bestellcockpit → gegebenenfalls Folgeaktion. Rechnungen, Zahlungsinformationen und Carrierereignisse folgen diesem gemeinsamen Muster; nur eindeutig erkannte Fälle gehen in definierte automatisierte Schritte über.
Technische Umsetzung
Das Tool arbeitet vollständig lokal auf dem eigenen Rechner. Node.js übernimmt die Verarbeitung und Aufbereitung der Auftragsinformationen, AppleScript und Apple Mail binden die E-Mail-Kommunikation ein. Rechnungs-, Zahlungs-, Produktions- und Versandinformationen werden lokal ausgewertet, gespeichert und zu einem nachvollziehbaren Auftragsverlauf zusammengeführt. Über ein lokales HTTPS-Dashboard stehen diese Informationen zentral zur Verfügung. Sensible Auftrags- und Kommunikationsdaten müssen für die Verarbeitung dadurch nicht an externe Cloud- oder KI-Dienste übertragen werden.
Automatisierung
Relevante Informationen zu Druckaufträgen werden automatisch erfasst, ausgewertet und dem jeweiligen Auftrag zugeordnet. Auf dieser Grundlage erstellt das System selbstständig die erforderlichen E-Mails, stellt die relevanten Informationen für den jeweiligen Empfänger zusammen und versendet sie automatisch an die zuständigen Personen. So werden beispielsweise eingehende Rechnungen erkannt, dem passenden Auftrag zugeordnet und ohne manuelle Prüfung mit den erforderlichen Informationen weitergeleitet. Auch weitere auftragsbezogene Informationen können automatisiert verarbeitet und kommuniziert werden. Der gesamte Ablauf – von der Erkennung bis zum Versand – erfolgt damit für eindeutig zuordenbare Vorgänge ohne manuelles Eingreifen. Duplikatschutz und Protokollierung sichern den automatisierten Prozess ab.
Ergebnis
Aus einer zeitaufwendigen Suche in unterschiedlichen E-Mail-Postfächern ist eine zentrale Arbeitsoberfläche für die schnelle Auftragskontrolle geworden. Informationen zu Rechnung, Zahlung, Produktion, Versand und Tracking lassen sich einem Auftrag direkt zuordnen und an einer Stelle nachvollziehen. Statt einzelne Nachrichten verschiedener Absender zusammensuchen zu müssen, ist der aktuelle Stand eines Druckauftrags in wenigen Augenblicken ersichtlich.
Fazit
Aus einem zeitaufwendigen Rechercheprozess im täglichen Arbeitsablauf ist eine eigene Softwarelösung entstanden, die verstreute Auftragsinformationen automatisch zusammenführt und unmittelbar nutzbar macht. Das Projekt verbindet Prozessanalyse, Softwareentwicklung und Automatisierung mit einem klaren Ziel: weniger Suchaufwand, schnellere Auskunft und mehr Übersicht im Arbeitsalltag.
Technologien und Integrationen
Nutzen
- Vorgänge werden automatisch verarbeitet – keine manuelle Kontrollen und das Verfassen wiederkehrender E-Mails mehr nötig.
- Deutlich weniger Zeitaufwand bei der Suche nach Informationen zu einem Druckauftrag.
- Rechnung, Zahlungsstatus, Produktion, Versand und Tracking sind zentral pro Auftrag nachvollziehbar.
- Der aktuelle Auftragsstand lässt sich schnell kontrollieren und bei Rückfragen unmittelbar ausgeben.
- Informationen aus unterschiedlichen E-Mails und Absendern müssen nicht mehr manuell zusammengesucht werden.
- Duplikatschutz und Protokollierung sorgen für nachvollziehbare automatisierte Abläufe.