Projektüberblick
Die Idee zum Portfolio Assistant entstand aus einem ganz praktischen Problem: Während eines Projekts entstehen laufend neue Funktionen, Entscheidungen und Lösungswege. Eigentlich sollten sie dokumentiert werden – im Arbeitsalltag wird das aber schnell vergessen.nnDie Protokollierung dieser Entwicklungen soll der Portfolio Assistant weitgehend übernehmen. Er begleitet die Entwicklung eines Projekts, hält relevantes Wissen strukturiert fest und macht es später für unterschiedliche Kommunikationszwecke nutzbar. So wächst die Dokumentation gemeinsam mit dem Projekt – und bildet die Grundlage für Projektseiten, Social-Media-Inhalte oder Bewerbungen.
Ausgangslage
Bei komplexeren Projekten liegt der Fokus meist auf Konzeption, Entwicklung und der Lösung konkreter Probleme. Entscheidungen werden getroffen, Funktionen ergänzt, Fehler behoben und neue Lösungswege ausprobiert – dokumentiert wird davon oft nur ein Teil. Nach einigen Wochen oder Monaten lässt sich deshalb kaum noch vollständig nachvollziehen, warum bestimmte Entscheidungen getroffen wurden und wie sich ein Projekt entwickelt hat.nnSpätestens wenn das Projekt präsentiert, für ein Portfolio aufbereitet oder in einer Bewerbung beschrieben werden soll, fehlt genau dieses Wissen. Vieles muss dann nachträglich rekonstruiert werden – sofern es überhaupt noch auffindbar ist.
Lösung
Der Portfolio Assistant setzt deshalb bereits während der Projektarbeit an. Freigegebene Projektordner werden regelmäßig auf neue oder veränderte Inhalte geprüft. Erkennt das System relevante Entwicklungen, werden diese ausgewertet und als neues Wissen in die bestehende Projektdokumentation übernommen. So entsteht Schritt für Schritt eine Wissensbasis, die mit dem Projekt wächst.nnAuf dieser Grundlage können anschließend automatisch unterschiedliche Inhalte erstellt werden – etwa eine Projektbeschreibung für die Website, Beiträge für LinkedIn oder Texte für eine Bewerbung. Die erzeugten Inhalte lassen sich vor der Veröffentlichung prüfen und bei Bedarf redaktionell überarbeiten.nnDer Grundgedanke dahinter: Nicht die Dokumentation folgt dem Portfolio – das Portfolio entsteht aus der Dokumentation.
Konzeption und Umsetzung
Den Portfolio Assistant habe ich von Grund auf für meine eigenen Projekte konzipiert und entwickelt. Ausgangspunkt war zunächst die Frage, wie sich Projektwissen automatisch erfassen, dauerhaft strukturieren und später für unterschiedliche Inhalte wiederverwenden lässt. Daraus entstand nach und nach ein System, das Projektordner überwacht, Veränderungen erkennt, relevantes Wissen aufbereitet und daraus neue Inhalte erzeugt.
Neben der eigentlichen Prozesslogik habe ich die Struktur der Wissensbasis, die automatisierten Abläufe und die Anbindung an WordPress entwickelt. Dabei wurde das System schrittweise erweitert und immer wieder anhand realer Projekte getestet. Der Portfolio Assistant dokumentiert inzwischen auch seine eigene Weiterentwicklung – und nutzt dieses Wissen wiederum für die Darstellung des Projekts auf dieser Seite.
Das zugrunde liegende Prinzip ist nicht auf Portfolioseiten beschränkt. Mit einer angepassten Wissensstruktur und entsprechenden Ausgaben lässt sich der Ansatz auch auf andere dokumentationsintensive Arbeitsbereiche übertragen – beispielsweise auf Forschungsprojekte, redaktionelle Arbeit, Agenturprojekte oder andere länger laufende Entwicklungsprozesse.
Zentrale Bausteine
Projektbeobachtung
Überwacht freigegebene Projektordner und erkennt neue oder veränderte Inhalte, die für die Dokumentation relevant sein können.
Wachsende Wissensbasis
Übernimmt relevante Entwicklungen in eine strukturierte Wissensbasis, die den aktuellen Stand und die Entwicklung des Projekts nachvollziehbar festhält.
Automatische Inhaltserstellung
Erstellt aus dem vorhandenen Projektwissen passende Inhalte für Projektseiten, LinkedIn, Bewerbungen und weitere Kommunikationsformate.
Redaktionelle Kontrolle
Generierte Inhalte können vor der Veröffentlichung geprüft, verglichen und bei Bedarf manuell überarbeitet werden.
Website und Veröffentlichung
Überträgt freigegebene Inhalte in die Portfolio-Website und hält die öffentliche Darstellung vom internen Projektwissen getrennt.
Übertragbares System
Die zugrunde liegende Struktur lässt sich an andere Projekte und dokumentationsintensive Arbeitsprozesse anpassen.
Prozesslogik
Der Prozess beginnt mit den freigegebenen Projektordnern. Werden dort Dateien neu angelegt oder verändert, erkennt der Portfolio Assistant diese Änderungen und prüft, ob daraus neue Informationen über das Projekt hervorgehen. Relevante Erkenntnisse werden aufbereitet und in die bestehende Wissensbasis übernommen.nnAus diesem kontinuierlich wachsenden Projektwissen können anschließend unterschiedliche Inhalte erzeugt werden. Je nach Verwendungszweck greift das System auf dieselbe Wissensbasis zurück, formuliert die Informationen aber passend für das jeweilige Format und die Zielgruppe.nnDabei bleiben internes Projektwissen und veröffentlichte Inhalte bewusst voneinander getrennt: Eine Projektseite oder ein LinkedIn-Beitrag verändert nicht nachträglich die zugrunde liegende Dokumentation.
Technische Umsetzung
Technisch verbindet der Portfolio Assistant mehrere Komponenten zu einem durchgängigen System. n8n steuert die automatisierten Abläufe und koordiniert die Verarbeitung neuer Projektinformationen. KI-gestützte Schritte analysieren und strukturieren die Inhalte und unterstützen dabei, aus der Wissensbasis unterschiedliche Texte für den jeweiligen Verwendungszweck zu erstellen.nnDie Projektinformationen und erzeugten Inhalte werden strukturiert und getrennt voneinander gespeichert. Ein eigens entwickeltes WordPress-Plugin übernimmt die Verwaltung der Projekte, die redaktionelle Kontrolle und die Darstellung der freigegebenen Inhalte auf der Website. Ergänzende lokale Werkzeuge können Projektdateien und technische Änderungen analysieren und zusätzliche Informationen für die Dokumentation bereitstellen.nnDurch diese modulare Struktur können einzelne Verarbeitungsschritte weiterentwickelt oder ergänzt werden, ohne den gesamten Prozess neu aufbauen zu müssen.
Automatisierung
Ein großer Teil des Prozesses läuft automatisch ab. Der Portfolio Assistant erkennt Veränderungen in den überwachten Projekten, wertet neue Informationen aus, aktualisiert die Wissensbasis und kann daraus selbstständig neue Inhalte erzeugen. Dadurch muss die Projektdokumentation nicht nach jeder Änderung manuell nachgeführt werden.nnBewusst nicht vollständig automatisiert ist dagegen die Veröffentlichung. Neu erzeugte oder überarbeitete Inhalte können zunächst mit der bestehenden Fassung verglichen, geprüft und bei Bedarf redaktionell angepasst werden. Erst nach einer Freigabe werden sie veröffentlicht.nnDamit übernimmt die Automatisierung vor allem die zeitaufwendige Erfassung, Aufbereitung und Erstellung – während die Entscheidung darüber, was tatsächlich nach außen kommuniziert wird, beim Menschen bleibt.
Ergebnis
Aus der ursprünglichen Idee ist inzwischen ein funktionierendes System entstanden, das Projekte kontinuierlich begleiten und deren Entwicklung dokumentieren kann. Neue Informationen werden erkannt, strukturiert in die Wissensbasis übernommen und stehen anschließend für unterschiedliche Ausgaben zur Verfügung.nnProjektseiten, LinkedIn-Inhalte oder Bewerbungstexte müssen dadurch nicht mehr bei null beginnen, sondern entstehen auf Grundlage des bereits gesammelten Projektwissens. Der Portfolio Assistant wird dabei selbst produktiv eingesetzt: Auch die Inhalte dieser Projektseite basieren auf der Dokumentation, die das System während seiner eigenen Entwicklung aufgebaut hat.
Fazit
Der Portfolio Assistant zeigt, dass Dokumentation nicht erst am Ende eines Projekts entstehen muss. Wenn relevantes Wissen bereits während der Arbeit erfasst und strukturiert wird, kann daraus eine Dokumentation wachsen, die sich später für ganz unterschiedliche Zwecke nutzen lässt.nnDas Prinzip ist dabei nicht auf ein persönliches Portfolio beschränkt. Mit angepassten Quellen, Wissensstrukturen und Ausgaben lässt es sich auch auf andere dokumentationsintensive Bereiche übertragen – beispielsweise auf Forschungsprojekte, redaktionelle Arbeit, Agenturprojekte oder länger laufende Entwicklungsprozesse.nnNicht die Dokumentation folgt dem Portfolio – das Portfolio entsteht aus der Dokumentation.
Technologien und Integrationen
Nutzen
- Weniger Dokumentationsaufwand: Relevante Entwicklungen werden während der Projektarbeit erfasst, statt später mühsam rekonstruiert zu werden.
- Wissen bleibt erhalten: Entscheidungen, Lösungswege und Entwicklungsschritte gehen nicht verloren, nur weil sie im Arbeitsalltag nicht separat dokumentiert wurden.
- Eine gemeinsame Wissensbasis: Unterschiedliche Inhalte entstehen aus demselben dokumentierten Projektstand.
- Mehrfach nutzbare Inhalte: Das vorhandene Wissen kann für Projektseiten, LinkedIn, Bewerbungen und weitere Formate unterschiedlich aufbereitet werden.
- Automatisierung mit Kontrolle: Erfassung und Aufbereitung können weitgehend automatisch erfolgen, während die Veröffentlichung bewusst freigegeben wird.
- Auf andere Bereiche übertragbar: Das Prinzip lässt sich mit entsprechenden Anpassungen auch für andere dokumentationsintensive Arbeitsprozesse einsetzen.